保密工作檔案是開展保密工作的原始記錄，是完善保密管理體系的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。加強保密工作檔案建設(shè)，規(guī)范保密工作檔案管理，是保證保密工作有跡可循、有據(jù)可查的必要措施。但在實際工作中，部分軍工單位保密工作檔案管理并不完善，甚至存在被忽視的情況。相關(guān)保密干部還須加深對這項工作意義、內(nèi)涵、標準的認識，持續(xù)提高本單位保密工作檔案管理水平。

被低估的保密工作檔案管理

保密工作檔案管理屬于軍工單位保密體系建設(shè)的規(guī)定性內(nèi)容。相關(guān)標準明確提出，各單位應(yīng)當建立保密工作檔案，由保密工作機構(gòu)和業(yè)務(wù)部門按照職責分工分別建立;檔案內(nèi)容應(yīng)當完整真實，反映單位保密工作開展實際情況，并應(yīng)當按照規(guī)定保存，保存期限一般不少于3年。

保密工作檔案是衡量單位保密管理水平和完善相關(guān)項目過程管理的常用工具。近年來，為加強國防科技工業(yè)保密工作，有關(guān)部門越來越重視軍工項目尤其是重大戰(zhàn)略項目的過程管理，對軍工單位相關(guān)項目管理全過程審查審計日益加強。其中，要了解項目各階段的保密管理情況，最基礎(chǔ)、最常用的方法就是查閱保密工作檔案。在這種情況下，檔案如果不清不全不實，就很有可能影響相關(guān)項目的結(jié)項和后續(xù)項目的申請。

保密工作檔案還是配合進行失泄密事件查處和保密違法違規(guī)行為處罰的輔助依據(jù)。近年來，軍工單位失泄密事件時有發(fā)生，保密干部常要配合有關(guān)部門調(diào)查并在其指導(dǎo)、建議下進行問責。而在調(diào)查取證和責任追究過程中，保密工作檔案作為具有一定效力的“原始記錄憑證”，能夠幫助辦案人員還原事件真相，從而對單位、個人作出適當處理。

總而言之，做好軍工單位保密工作檔案管理意義重大。但該項工作的重要性常被低估，反而成為不少軍工單位保密工作的薄弱環(huán)節(jié)，對后續(xù)管理造成阻礙:

1.檔案意識淡薄，保密工作檔案收集不完整。部分領(lǐng)導(dǎo)干部對保密工作認識過于片面，認為只要不發(fā)生失泄密事件、不影響項目正常開展即可，因此對相關(guān)過程記錄不以為然，有的單位甚至出現(xiàn)了業(yè)務(wù)部門、保密部門都不留存審批登記手續(xù)的情況，致使保密工作檔案長期收集不全，嚴重偏離保密行政管理部門要求。

2.檔案知識不夠，保密工作檔案分類不準確。相關(guān)標準規(guī)定，保密工作檔案應(yīng)當按照國家有關(guān)檔案管理工作規(guī)范要求進行分類歸檔。但在實際工作中，許多干部缺乏基本的檔案學知識，留存保密工作檔案時分類無章、組卷雜亂、排列無序，導(dǎo)致檔案的系統(tǒng)性、規(guī)范性不強，查詢、使用費時費力。據(jù)筆者所知，有的軍工單位因此在現(xiàn)場審查時給專家留下較差印象，嚴重者甚至影響了審查結(jié)果。

3.檔案要求不嚴，保密工作檔案內(nèi)容不翔實。由于各種原因，部分單位在保密管理審批方面存在漏審、錯審等現(xiàn)象，相關(guān)人員在收集、整理保密工作檔案時，也不按照制度或標準嚴格把關(guān)、要求經(jīng)手人補齊手續(xù)，有的甚至幫忙捏造記錄，導(dǎo)致保密工作檔案不真實、不具體、不連貫。這種做法無異于對保密違法違規(guī)行為的縱容，一旦發(fā)生失泄密事件，保密工作檔案不僅將無法發(fā)揮“憑證”作用，還有可能對有關(guān)部門查清事實、追究責任造成干擾。

落實保密工作檔案管理的“規(guī)定動作”

按照標準要求，保密工作檔案管理應(yīng)遵循“方便工作、便于查證”的原則，及時記載文字、規(guī)范整理歸檔，使其能夠真實全面反映單位保密工作開展情況。具體來說,應(yīng)從以下幾方面入手。

1.完善保密工作檔案管理制度。軍工單位保密工作檔案管理制度應(yīng)參照內(nèi)部綜合檔案管理規(guī)則，結(jié)合實際情況制定。由于保密工作檔案并非全部產(chǎn)生于保密部門，根據(jù)“業(yè)務(wù)工作誰主管，保密工作誰負責”的原則，相關(guān)管理制度應(yīng)在對保密部門提出要求的同時，明確規(guī)定各有關(guān)部門的保密工作檔案管理職責，并對相關(guān)歸檔原則、歸檔范圍、歸檔流程等作出具體說明，使保密工作檔案管理有章可循。

2.科學開展保密工作檔案分類。保密工作檔案分類既要符合軍工單位“歸口”“融合”實際、打破傳統(tǒng)檔案按學科分類的禁錮，又要符合國家檔案管理規(guī)定，便于查找利用，還要體現(xiàn)保密工作的特色，做到科學統(tǒng)一。一般來說，保密工作檔案按照相關(guān)審查認定體系至少可分為兩級，各軍工單位的情況不同。根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗，有的二級類目內(nèi)容較多，如單位A涉密人員比較多，其涉密人員管理檔案可再細分為涉密人員上崗、脫密、變更、教育培訓(xùn)、因私出境等三級類目;有的二級類目內(nèi)容較少，如單位B涉密人員比較少，相關(guān)檔案量也不大，便可以不再細分三級類目。另外，隨著有關(guān)部門對工作秘密管理的進一步加強，軍工單位也可提前一步，將工作秘密內(nèi)容單獨建檔，以備不時之需。

3、加強保密工作檔案收集審核。保密工作檔案要依據(jù)歸檔范圍進行收集，因此相關(guān)歸檔范圍的制定至關(guān)重要?？偟膩砜矗Ｃ芄ぷ鳈n案資料的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)標準要求，結(jié)合單位業(yè)務(wù)歸口管理的具體流程和各環(huán)節(jié)保密管理要求制定，并應(yīng)收集得盡量全面。在時間方面，各責任部門應(yīng)及時、定期收集相關(guān)檔案資料，最好做到“日清月結(jié)”，以保證檔案內(nèi)容連續(xù)。檔案資料收集后，有關(guān)人員要注意對其進行審核，保證各類保密管理審批記錄真實、準確，要素無缺項漏項，材料之間無前后不一致等問題。

4.規(guī)范保密工作檔案整理編目。保密工作檔案應(yīng)遵循檔案整理組卷的基本要求，可以按照事由歸納，按照時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套文件相對集中存放。編目工作應(yīng)包括編制檔號、案卷目錄、卷內(nèi)目錄和卷脊等，使每件檔案被賦予一個檔號，每件檔案都可以通過案卷目錄和卷內(nèi)目錄被檢索到，卷脊注明案卷號、案卷類目和案卷內(nèi)容概括等信息，以便查詢調(diào)閱。

當然，加強保密工作檔案管理是一項系統(tǒng)性、長期性工作。各軍工單位還應(yīng)從加強相關(guān)人員技能培訓(xùn)、開展專項檢查等多個方面發(fā)力，引導(dǎo)保密工作檔案管理始終朝著科學化規(guī)范化方向前進。

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