有關(guān)涉密文件的處理
涉密文件是指記載涉及軍事秘密事項與信息的文件。 涉密文件包括機關(guān)之間相互往來具有規(guī)范格式的公文、機關(guān)內(nèi)處理事務的內(nèi)部文件和各種信息記錄。按記錄信息的載體，可分為紙質(zhì)文件和其他載體文件，如感光膠片文件、磁介質(zhì)文件、半導體介質(zhì)文件和光盤文件等。
01
涉密文件管理制度
一、收文制度
接收國家秘密文件、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時應單獨設(shè)
二、發(fā)文制度
分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍。發(fā)文人員應履行登記、編號、簽收手續(xù)，并嚴格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定;簽收時必須逐件清點、核對。
傳遞涉密文件、資料應當通過保密員進行，文件應包裝密封，嚴格按規(guī)定登記簽收。
三、閱讀(傳閱)制度
涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號和閱讀時間等，閱后簽字并主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應當即閱即批即退，并有保密員在場。
四、借閱制度
閱讀和使用涉密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應按時限要求及時追回。
02
發(fā)文環(huán)節(jié)的管理
發(fā)文環(huán)節(jié)包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。草擬文件時，有保密事項后應當馬上做標記，并劃定密級，限制秘密文件的范圍。審核、簽發(fā)與復核，是對文件內(nèi)容的把關(guān)，層層監(jiān)控為的是使企業(yè)的商業(yè)秘密在產(chǎn)生階段就得到很好的保護，以減少后患。
密件繕印要在專門的機要文件繕印部門進行，商業(yè)秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。
需要用印的文件要加蓋發(fā)文機關(guān)或企業(yè)領(lǐng)導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業(yè)有特殊規(guī)定的除外。要限制文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，待發(fā)的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數(shù)，核對要發(fā)往的機關(guān)部門，裝封后加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或?qū)Ｈ税l(fā)送。
03
收文環(huán)節(jié)的管理
收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件后，首先要檢查來文封皮的狀態(tài)，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執(zhí)單或送文簿上簽署姓名、時間。其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規(guī)的登記項目外，還應注明密級、編號、份數(shù)、制作日期。
第一，將密件交由辦公室主任處理。與本企業(yè)有關(guān)的商業(yè)秘密文件，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利于保密的意見，再由分管領(lǐng)導根據(jù)擬辦意見對密件處理作出決定。由于擬辦意見關(guān)系到商業(yè)秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。辦理中由于需要其他部門及人員的協(xié)助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，并盡可能地以最小的商業(yè)秘密信息量得到他們最大的協(xié)助。
第二，密件必須由專人傳遞并負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞文件的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，并監(jiān)督辦理過程。
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