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會議服務(wù)千頭萬緒，形象地說，就是把許多條交錯的“線”編織成一張有序的“網(wǎng)”的過程，無論哪個線頭沒有捋順，都可能出現(xiàn)大的漏洞。筆者結(jié)合工作實(shí)際，總結(jié)了會議服務(wù)中不能出現(xiàn)的六種念頭。這六種念頭一旦冒出來，
“以往就是這樣的”
會議服務(wù)通常有慣例可循，但不能迷信慣例、照搬照抄，因為工作形勢、任務(wù)和要求在不斷發(fā)展變化，只有及時跟進(jìn)中央最新精神，結(jié)合本地新情況新要求，以會議效果為導(dǎo)向，因時因地因事優(yōu)化會議議程、創(chuàng)新會議形式、調(diào)整參會范圍等，才能更好實(shí)現(xiàn)會議意圖，避免陷入經(jīng)驗主義的窠臼。
比如，我們在服務(wù)省委理論學(xué)習(xí)中心組集體學(xué)習(xí)會議中，根據(jù)學(xué)習(xí)研討主題靈活安排，有時分不同專題各有側(cè)重交流研討，有時邀請基層代表參會發(fā)言，不局限于圍繞一個主題進(jìn)行研討的慣常做法。
“部門這么說的”
會議服務(wù)中經(jīng)常要與部門溝通信息，在與一些部門交流的過程中，可能會存在經(jīng)辦人不掌握全面情況或“想當(dāng)然”的現(xiàn)象。會務(wù)工作人員要煉就一雙“火眼金睛”，對重要事項和關(guān)鍵信息反復(fù)核實(shí)、多方印證，最好找到相關(guān)文件作支撐，防止信息有誤導(dǎo)致工作跑偏。
比如，一次在審核省委議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)會議材料時，我們對一處關(guān)鍵內(nèi)容的表述與承辦部門進(jìn)行了反復(fù)確認(rèn)，然而在對照中央有關(guān)文件時發(fā)現(xiàn)，部門的提法仍不準(zhǔn)確。如果沒有追本溯源、嚴(yán)格把關(guān)，就很容易造成失誤。
“這是個小會”
看起來規(guī)模較小的會議，也有可能讓經(jīng)驗豐富的辦會者“摔跟頭”，究其原因往往是不夠重視、松懈大意。
一次，服務(wù)一場只有十幾人參會的專題會議，印制參會人員名單時沒有堅持雙人校核，會議快要開始時才發(fā)現(xiàn)一位參會同志的職務(wù)表述有誤，匆忙修改，險些出問題。“麻雀雖小，五臟俱全”，所謂的“小會”，其流程、環(huán)節(jié)一個都不少，耗費(fèi)的時間和精力也未必少，如果弦繃得不緊，很可能出現(xiàn)一些不該有的失誤，甚至捅出大婁子。
“差不多就行”
會議服務(wù)水平體現(xiàn)在每一處細(xì)節(jié)上，會場主席臺的設(shè)置、話筒的數(shù)量、桌椅的間距、材料的擺放等，要綜合考慮會議議程、會場環(huán)境、新聞效果、疫情防控要求等多重因素，只有認(rèn)真對待、反復(fù)權(quán)衡，才能達(dá)到最佳效果，不能當(dāng)個“差不多先生”，這樣也行，那樣也行，導(dǎo)致最終服務(wù)效果不行。
比如，有一次在高校召開專家學(xué)者座談會，現(xiàn)場查看會場布置時發(fā)現(xiàn)了桌椅擺放過密的問題，想著對會議整體效果影響不大，就沒有作出調(diào)整，沒想到開會時就出現(xiàn)了參會人員桌簽易碰掉的情況。
“到會場再說”
會務(wù)工作環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動全身。有時看似一個小變化，帶來的是連鎖反應(yīng)，作出調(diào)整的時間往往超出預(yù)期，要是抱著時間還早等到了會場再說的念頭，“來得及”可能就會變成“來不及”。
一次服務(wù)省委常委會會議，一名與會同志臨時請假，工作人員認(rèn)為變化不大，可到會場再作調(diào)整，沒想到現(xiàn)場電腦發(fā)生故障，調(diào)試許久才打印出新座次表和參會人員名單，急出一身汗。
“不會這么巧吧”
在會議服務(wù)過程中，對某一個事情有疑慮，但心想不會這么巧吧，沒有想辦法消除，而剛好在存疑的地方出現(xiàn)了紕漏，“就是這么巧”。
一次，會議時間臨時調(diào)整，電話提醒參會人員“9點(diǎn)按時參會”，一位同志聽成了“9點(diǎn)20參會”，多虧他又回電話確認(rèn)，才發(fā)現(xiàn)了這個“巧合”。當(dāng)時我們也擔(dān)心電話通知可能導(dǎo)致信息失真，又想著也許是多慮，沒有再發(fā)短信確認(rèn)，差點(diǎn)造成差錯。這也提醒我們，“巧合”總是在不經(jīng)意間發(fā)生，必須時時處處留意。
（作者單位：陜西省委辦公廳常委辦公室）
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