隨著辦公自動化的發(fā)展和后疫情時期的需要，不少機關(guān)單位開始啟動“網(wǎng)上辦公”。辦公環(huán)境轉(zhuǎn)到網(wǎng)上，同樣也需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上，這就涉及到了“檔案數(shù)字化”。

與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)的紙質(zhì)資料相比，數(shù)字化檔案資料具有巨大優(yōu)勢，如節(jié)省檔案存儲空間、緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強檔案信息資源的開發(fā)和利用等。

在機關(guān)單位的日常工作中，雖然檔案數(shù)字化發(fā)揮了積極的作用，但也暴露了不少泄密隱患?？?typo id="typo-205" data-origin="得" ignoretag="true">得來說，在以下4個環(huán)節(jié)最容易泄密！

01

生成環(huán)節(jié)：違規(guī)外包掃描

# 案例回顧 #

2013年7月，某檔案服務(wù)公司承擔(dān)某地方檔案數(shù)宇化工作。該公司數(shù)宇化加工項目辦經(jīng)理宋某，為防止制作完成的數(shù)宇化檔案在處理中丟失，違規(guī)將5年多來包括涉密檔案在內(nèi)的所有電子檔案信息帶出委托單位，擅自存儲在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機中。經(jīng)鑒定，其中涉及數(shù)百份國家秘密。事件發(fā)生后，該公司給予直接責(zé)任人宋某開除處理，該地檔案部門對本部門責(zé)任人員也給予了相應(yīng)的處理。

檔案數(shù)字化工作大都是對紙質(zhì)檔案進行掃描加工，這項工作通常由檔案管理部門外包給有關(guān)公司進行。外包公司是否具備處理涉密檔案資料的相關(guān)資質(zhì)、檔案管理部門是否對數(shù)字化工作進程進行了全程監(jiān)督管理、是否完整記錄數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)以備倒查，對于保密管理至關(guān)重要。

在上述案例中，外包公司員工缺乏保密常識固然是造成泄密的主要原因，但檔案管理部門未對外包公司進行保密審查和監(jiān)管，對數(shù)宇化工作不聞不問，也為最終的泄密埋下了隱患。

02

流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：流轉(zhuǎn)不登記

# 案例回顧 #

2016 年8月，有關(guān)部門在工作中發(fā)現(xiàn)，1份標(biāo)注“機密”的文件資料在某微信群中傳播。經(jīng)查，發(fā)布者系某省檔案局服務(wù)人員孫某。該局在對原始紙質(zhì)檔案資料進行拆封掃描時，因現(xiàn)場工作人員的疏忽，未對檔案的復(fù)原逐項檢查，導(dǎo)致涉案文件落在數(shù)字化現(xiàn)場。孫某清理衛(wèi)生時發(fā)現(xiàn)涉案文件內(nèi)容與其兒子工作有關(guān)，遂將其拍成圖片格式，發(fā)在家庭微信群中，造成泄密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門對孫某作出辭退處理，給予該檔案局數(shù)字化工作負責(zé)人高某黨內(nèi)嚴重警告處分。

檔案數(shù)字化工作具有數(shù)量大的特點，往往需要多人同時進行，要求對原始檔案的拆封和復(fù)原嚴格登記造冊，做好記錄，交接時也要認真清點，并出具相關(guān)手續(xù)。上述案例中，作為數(shù)字化工作負責(zé)人的高某，未制定和實施嚴密的數(shù)字化工作安全制度，原始檔案的出庫入庫也未仔細檢查。

03

存儲環(huán)節(jié)：存儲載體丟失

# 案例回顧 #

2015 年12月，某市檔案局工作人員發(fā)現(xiàn)，在對相關(guān)檔案資料進行現(xiàn)場數(shù)字化工作結(jié)束后，存儲檔案數(shù)據(jù)的1個移動硬盤下落不明，其中包括1份機密級和1份秘密級國家秘密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門對該檔案局數(shù)字化加工場所現(xiàn)場負責(zé)人胡某、李某作出辭退處理，并在單位內(nèi)部開展保密整改。

上述案例暴露出有關(guān)檔案部門保密工作缺乏全程性、跟蹤性的問題，胡某和李某作為數(shù)字化加工現(xiàn)場負責(zé)人，一方面未能妥善保管涉密移動硬盤，另一方面未對檔案數(shù)字化工作場所的保密管理采取相應(yīng)措施，導(dǎo)致存儲硬盤丟失后無跡可尋。

提前安裝監(jiān)控錄像設(shè)施、加強對進出檔案數(shù)字化場所人員的檢查，能夠最大限度地避免此類案件的發(fā)生。

04

使用環(huán)節(jié)：違規(guī)復(fù)制擴散

# 案例回顧 #

2002 年12月，有關(guān)部門發(fā)現(xiàn)，兩份秘密級檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵件被傳遞。經(jīng)查，發(fā)件人系某州檔案局職工李某，其好友印某和刀某以要寫論文為由，向李某索要有關(guān)方面的檔案資料。李某利用職務(wù)之便，在檔案局系統(tǒng)中找到7份相關(guān)檔案資料 （其中包括2份秘密級國家秘密），并擅自導(dǎo)出至非涉密電腦，通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱傳遞給印某，隨后印某轉(zhuǎn)發(fā)給刀某，造成泄密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門給予李某留黨察看一年、行政記大過處分。

在上述案例中，一方面暴露出有的檔案部門工作人員保密意識薄弱、責(zé)任心不強等問題，另一方面也能看出數(shù)字化檔案資料易于復(fù)制和傳播、且不容易被監(jiān)控的缺陷。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)等其他介質(zhì)的檔案資料一樣，涉密的數(shù)字化檔案資料同樣應(yīng)該被嚴格控制知悉范圍，很多別有用心的人正是利用其形式虛擬化的特點，非但不盡職盡責(zé)地妥善保管數(shù)字化檔案資料，反而“監(jiān)守自盜”，以為沒有實體檔案的流轉(zhuǎn)，就不會留下“罪證”。

同時也提醒檔案部門要建立后臺管理機制，數(shù)字化檔案資料的使用要 “有跡可循”，并嚴格控制工作人員相關(guān)權(quán)限，堵住非法復(fù)制、傳播的口子。

如何加強檔案數(shù)字化保密管理？

保密教育

開展檔案數(shù)字化專項保密教育，重點從檔案數(shù)字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面，結(jié)合生動的案例開展教育培訓(xùn)，加強有關(guān)人員的保密意識和保密知識。

保密監(jiān)管

強化檔案數(shù)字化全過程的保密監(jiān)管，謹慎選擇外包公司，完善相關(guān)場所的保密設(shè)備，對信息設(shè)備采取物理隔離，做好技術(shù)防范工作。同時也要對工作人員做好身份審核、登記，嚴格記錄具體工作，確保有跡可循。

成果管理

規(guī)范檔案數(shù)字化成果的管理，做好交接手續(xù)，建立完備的后臺管理機制，加強對數(shù)字檔案的安全防護，嚴格區(qū)分涉密與非密，并定期檢查。

北京世紀(jì)君達管理咨詢有限公司成立于2011年，公司涉及軍工三證等軍密、國密資質(zhì)咨詢指導(dǎo)，定制化保密培訓(xùn)、各類安保產(chǎn)品銷售等。是一家為企業(yè)提供保密工作咨詢性服務(wù)的服務(wù)平臺。公司專注于武器裝備科研生產(chǎn)保密資格一級、二級、三級和國軍標(biāo)、武器裝備科研生產(chǎn)許可證、武器裝備承制名錄、軍工涉密業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)單位條件備案、國家秘密載體印制甲乙級、涉密信息系統(tǒng)集成甲乙級等軍密國密資質(zhì)的申請、復(fù)審等業(yè)務(wù)的咨詢指導(dǎo)。立足北京，面向全國企、事業(yè)單位提供保密教育培訓(xùn)、企業(yè)保密管理咨詢和軍民融合科技咨詢服務(wù)、涉密場所（保密室）建設(shè)、安全保密產(chǎn)品和涉密運行維護等服務(wù)。與多家法定行政許可鑒定評審/型式試驗機構(gòu)形成了合作互信關(guān)系，以便于能夠第一時間掌握最新政策動向，知悉每一位客戶所處行業(yè)動態(tài)，確保為廣大客戶提供最專業(yè)、最權(quán)威的企業(yè)顧問服務(wù)。

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