在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，涉密電子文檔是處理涉密信息的最主要形式，因而也成為涉密文件、資料保密管理的一大類別。與傳統(tǒng)紙介質(zhì)涉密文件、資料管理所不同的是，涉密電子文檔大量存儲(chǔ)在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、單位的計(jì)算機(jī)終端和存儲(chǔ)介質(zhì)中，具有數(shù)量多、密級(jí)不一、分散存儲(chǔ)的特點(diǎn)，使得涉密電子文檔的保密管理難度大大增加。本節(jié)結(jié)合涉密載體管理講述涉密電子文檔管理的有關(guān)要求。

01

涉密電子文檔的制作

(1)應(yīng)使用涉密計(jì)算機(jī)和涉密設(shè)備制作涉密電子文檔，且不得使用低密級(jí)涉密計(jì)算機(jī)和設(shè)備制作高密級(jí)電子文檔。

(2)應(yīng)當(dāng)在機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部具備安全保密條件的場(chǎng)所制作涉密電子文檔。機(jī)關(guān)、單位在外安排組織涉密會(huì)議或涉密活動(dòng)需要現(xiàn)場(chǎng)制作涉密文檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)在駐地設(shè)置臨時(shí)保密室，并指派人員負(fù)責(zé)安全保密，且禁止使用駐地提供的聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)和設(shè)備制作涉密電子文檔。

(3)制作涉密電子文檔過(guò)程中，有無(wú)關(guān)人員出現(xiàn)應(yīng)當(dāng)停止操作并屏蔽文檔內(nèi)容，離開(kāi)辦公室時(shí)應(yīng)當(dāng)使計(jì)算機(jī)處于關(guān)機(jī)或休眠狀態(tài)，并且需要通過(guò)身份認(rèn)證才能開(kāi)機(jī)或重新顯示。

(4)制作涉密電子文檔過(guò)程中所形成的草稿、送審稿、修改稿、討論稿等過(guò)程稿，應(yīng)當(dāng)分別在文檔目錄中注明，統(tǒng)一保存在一個(gè)文件夾中。制作完成后，不需要保存的過(guò)程稿要及時(shí)刪除，防止誤拷貝造成泄密。

(5)對(duì)送審、會(huì)簽過(guò)程形成的紙介質(zhì)文件、資料，應(yīng)按照涉密文

件、資料處理和保管。

02

涉密電子文檔的定密

制作涉密電子文檔應(yīng)使用專用定密軟件履行定密及文字記載程序,定密結(jié)果應(yīng)當(dāng)具備無(wú)網(wǎng)絡(luò)授權(quán)不可更改的特性。在涉密單機(jī)或者涉密網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有運(yùn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上處理涉密文檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)履行紙介質(zhì)定密及文字記載程序。定密決定作出后，應(yīng)當(dāng)在涉密電子文檔相應(yīng)位置標(biāo)注國(guó)家秘密標(biāo)志和知悉范圍。

03

涉密電子文檔的保存

涉密電子文檔應(yīng)當(dāng)加密保存。存儲(chǔ)、處理涉密文檔的計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)

按照密級(jí)設(shè)置口令密碼，特別敏感的涉密文檔還應(yīng)設(shè)置文檔開(kāi)啟口令密碼。涉密網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)配備符合國(guó)家保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的防護(hù)措施，有條件的，應(yīng)當(dāng)實(shí)行全網(wǎng)絡(luò)涉密文檔的集中保存和管控。存儲(chǔ)涉密文檔的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)當(dāng)采用存儲(chǔ)介質(zhì)開(kāi)啟密碼和文檔密碼雙重保護(hù)。

04

涉密電子文檔的傳輸

涉密電子文檔應(yīng)當(dāng)通過(guò)涉密設(shè)備和涉密網(wǎng)傳輸。通過(guò)涉密網(wǎng)傳輸涉密電子文檔，應(yīng)當(dāng)配備電子簽收單，標(biāo)明簽收時(shí)間和簽收人;不同密級(jí)的涉密網(wǎng)之間傳輸涉密電子文檔，要有邊界防護(hù)措施，只允許低密級(jí)涉密網(wǎng)信息向高密級(jí)涉密網(wǎng)傳輸，不允許高密級(jí)涉密網(wǎng)信息向低密級(jí)涉密網(wǎng)傳輸。不通涉密網(wǎng)并且需要傳輸涉密電子文檔的，應(yīng)當(dāng)由專人攜帶涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)或光盤(pán)傳遞，并履行簽收手續(xù)。

05

涉密電子文檔的使用

涉密網(wǎng)絡(luò)應(yīng)建立涉密電子文檔使用保密管理制度，每份涉密文檔都應(yīng)當(dāng)設(shè)定查閱權(quán)限，無(wú)權(quán)查閱涉密電子文檔的人員，只有經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能開(kāi)通所批準(zhǔn)文檔的查閱權(quán)限，權(quán)限范圍內(nèi)的人員下載、復(fù)制、打印涉密電子文檔，應(yīng)當(dāng)履行登記審批手續(xù)，禁止任何人員擅自下載、復(fù)制、打印涉密電子文檔。涉密計(jì)算機(jī)單機(jī)以及未開(kāi)通文件查閱程序的涉密網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)，要明確每臺(tái)計(jì)算機(jī)使用人的保密管理責(zé)任，規(guī)范涉密電子文檔查閱、下載、復(fù)制、打印等使用行為的審批程序，嚴(yán)格禁止擅自使用行為。涉密計(jì)算機(jī)和涉密網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)建立涉密電子文檔使用行為審計(jì)系統(tǒng)，定期查閱審計(jì)記錄，及時(shí)糾正違規(guī)行為。

06

涉密檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換

涉密檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指根據(jù)檔案數(shù)字化的要求，將歷年保存的紙介質(zhì)涉密檔案通過(guò)照相、掃描等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化涉密電子檔案。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，涉及檔案鑒定、整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、校驗(yàn)、還原入庫(kù)等眾多環(huán)節(jié)。

機(jī)關(guān)、單位有能力自己轉(zhuǎn)換的，最好安排本機(jī)關(guān)、單位人員進(jìn)行轉(zhuǎn)換;需要外包服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換的，應(yīng)當(dāng)委托取得涉密資質(zhì)的單位承擔(dān)，并與其簽訂保密協(xié)議，由其選派可靠人員到機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部指定場(chǎng)所進(jìn)行。在此期間，要嚴(yán)格控制和禁止操作人員將涉密檔案及其數(shù)字化轉(zhuǎn)換成果攜帶出機(jī)關(guān)、單位。

涉密檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換完成后，機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部存儲(chǔ)轉(zhuǎn)換成果的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)和轉(zhuǎn)換設(shè)備，應(yīng)當(dāng)按存儲(chǔ)涉密電子檔案的最高密級(jí)管理。受委托單位自帶設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的，應(yīng)當(dāng)在轉(zhuǎn)化工作結(jié)束時(shí)將所有存儲(chǔ)有涉密電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)收回，按涉密載體保存或銷毀。

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