科技檔案是指企業(yè)在從事生產、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料。
科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其內在的有機聯(lián)系，便于保管和利用。
企業(yè)科技檔案的整理流程為：分類、組卷、排列、編目、裝訂。
一、分類
企業(yè)科技檔案的分類要符合形成檔案的企業(yè)科技活動的性質與特點，不能簡單
在一個企業(yè)內，應有一個綜合的分類方案，分類標準要一致，力求簡明，不宜層次太多。
科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種：
1.按工程項目分類。
主要適用于基建檔案。
它是將一個單項工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。
2.按產品類型分類。
主要適用于產品檔案。
它是在企業(yè)全部產品范圍內，以各個獨立的產品檔案為基礎，按產品型號逐級分類，便于按照不同型號的產品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。
3.按科研課題分類。
主要適合于科學技術研究檔案。
它是以一個科研課題為基礎。
4.按專業(yè)進行分類。
根據科技檔案的內容所反映的不同專業(yè)性質劃分，主要用于專業(yè)化、標準化或通用化較強的科技檔案。
二、組卷
組卷原則：遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。
1. 組卷要求。
（1）案卷內科技文件應齊全、完整，簽章手續(xù)完備。
（2）案卷內科技文件的載體和書寫印制材料應符合檔案保護要求。
2.組卷方法。
（1）針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。
（2）科研課題、產品、建設項目、設備儀器方面的科技文件，應按其項目、結構、階段或臺（套）等分別組卷。
（3）成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。
（4）通用圖、標準圖可放入相應的項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。
（5）底圖以張或套為保管單位進行整理。
（6）產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標注。
（7）產品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。
三、案卷和案卷內科技文件排列
1.科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點進行案卷或卷內文件排列。
卷內文件一般應文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。
2.案卷內管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。
一般應印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后。
3.科研類案卷宜按課題排列。
可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列。
4.產品類案卷宜按產品生產流程排列。
設計（含初步設計、基礎設計、技術設計）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產品系列、結構等排列。
5.建設項目類案卷宜按項目流程排列。
項目前期、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。
6.設備儀器類案卷應按設備儀器的應用流程排列。
立項審批、外購設備儀器開箱驗收（自制設備儀器的設計、制造、驗收）、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。
四、案卷編目
1.卷內科技文件頁號編寫。
（1）案卷內科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內容的頁面為一頁。
（2）已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。
（3）卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
2.案卷封面編制。
（1）案卷封面應印制在卷盒正表面，亦可采用內封面形式（封面式樣見圖Ａ．１）。
（2）案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內科技文件的內容，主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。
（3）立卷單位，應填寫負責組卷部門或單位。
（4）起止日期，應填寫案卷內科技文件形成的最早和最晚的時間：年、月、日（年度應填寫四位數(shù)字，下同）。
（5）保管期限，填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限。
（6）密級，填寫卷內科技文件的最高密級。
（7）檔號，由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定；分類號：應根據本單位分類方案設定的類別號確定；項目代號：由所反映的產品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定；目錄號：應填寫目錄編號；案卷號：應填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。
3.案卷脊背編制。
（1）案卷脊背印制在卷盒側面，脊背式（樣見圖A.2）。
（2）填寫案卷題名、保管期限、檔號。
（3）案卷脊背項目可根據需要選擇填寫。
4.卷內目錄編制。
（1）卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前，式樣見（樣見圖A.3）。
（2）序號，應依次標注卷內文件排列順序。
（3）文件編號，應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。
（4）責任者，應填寫文件形成者或第一責任者。
（5）文件題名，應填寫文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據文件內容擬寫題名。
（6）日期，應填寫文件形成的時間———年、月、日。
（7）頁數(shù)，應填寫每件文件總頁數(shù)。
（8）備注，可根據實際填寫需注明的情況。
（9）填寫檔號。
5.卷內備考表編制。
（1）卷內備考表式（樣見圖A.4）。
（2）卷內備考表應標明案卷內全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
（3）立卷人，應由立卷責任者簽名。
（4）立卷日期，應填寫完成立卷的時間。
（5）檢查人，應由案卷質量審核者簽名。
（6）檢查日期，應填寫案卷質量審核的時間。
（7）互見號，應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。
（8）填寫檔號。
（9）卷內備考表，應排列在卷內全部文件之后，或直接印制在卷盒內底面。
6.案卷目錄編制。
（1）案卷目錄式（樣見圖A.5）。
（2）序號，應填寫登錄案卷的流水順序號。
（3）填寫檔號、案卷題名、保管期限。
（4）總頁數(shù)，應填寫案卷內全部文件的頁數(shù)之和。
（5）備注，可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。
五、檔案裝訂和裝盒
1.科技檔案的案卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。
2.以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章（樣見圖A.7）。檔號填寫方法同案卷封面編制要求。
3.案卷內超出卷盒幅面的科技文件疊裝。折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。
4.對于破損的科技文件進行修復。
5.裝盒。
（1）卷盒、表格規(guī)格及其制成材料卷盒式（樣見圖A.6）。
（2）卷盒規(guī)格和制成材料。
卷盒外表面規(guī)格為：３１０ｍｍ×２２０ｍｍ。脊背厚度可根據需要設定。卷盒宜采用２２０ｇ以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。
（3）表格規(guī)格和制成材料。
案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表表格規(guī)格為：２９７ｍｍ×２１０ｍｍ。表格宜采用７０ｇ以上白色書寫紙制作。
（4）表格字跡應清晰端正。
來源：諾亞檔案通（轉載僅做分享交流，侵權請聯(lián)系）
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