檔案數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件資料和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成的具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料相比，數(shù)字化檔案資料具有節(jié)省檔案存儲空間、緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)和利用等方面的優(yōu)勢。
近年來，檔案數(shù)字化工作在黨政機(jī)關(guān)推進(jìn)較快，在發(fā)揮積極作用的同時(shí)，也暴露出管理上的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。保密行政管理部門在案件查處工作中發(fā)現(xiàn)，部分機(jī)關(guān)單位在檔案數(shù)字化工作中違反保密法律法規(guī)規(guī)定操作，導(dǎo)致失泄密案件時(shí)有發(fā)生。
檔案數(shù)字化工作中常見的
檔案數(shù)字化工作按流程可以分為生成、流轉(zhuǎn)、存儲、利用4個(gè)環(huán)節(jié)，其中存在很多共性的失泄密隱患。
生成環(huán)節(jié)：違規(guī)外包掃描
評析：檔案數(shù)字化工作大都是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描加工，這項(xiàng)工作通常由檔案管理部門外包給有關(guān)公司進(jìn)行。這其中，外包公司是否具備處理涉密檔案資料的相關(guān)資質(zhì)、檔案管理部門是否對數(shù)字化工作進(jìn)程進(jìn)行了全程監(jiān)督管理、是否完整記錄數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)以備倒查，對于保密管理至關(guān)重要。上述案例中，正是檔案管理部門未對外包公司進(jìn)行保密審查和監(jiān)管，對數(shù)字化工作不聞不問，為最終的泄密埋下了隱患。
流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：檔案數(shù)字化資料流轉(zhuǎn)不登記
案例2：2016年8月，有關(guān)部門在工作中發(fā)現(xiàn)，1份標(biāo)注“機(jī)密”的文件資料在某微信群中傳播。經(jīng)查，發(fā)布者系某省檔案局服務(wù)人員孫某，該局在當(dāng)年的檔案數(shù)字化工作中，在對原始紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行拆封掃描的過程中，因現(xiàn)場工作人員的疏忽，未對檔案的復(fù)原逐項(xiàng)檢查，導(dǎo)致涉案文件落在數(shù)字化現(xiàn)場。孫某清理衛(wèi)生時(shí)發(fā)現(xiàn)涉案文件內(nèi)容與其兒子工作有關(guān)，遂將其拍成圖片格式，發(fā)在家庭微信群中，造成泄密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門對孫某作出辭退處理，給予該檔案局?jǐn)?shù)字化工作負(fù)責(zé)人高某黨內(nèi)嚴(yán)重警告處分。
評析：檔案數(shù)字化工作具有數(shù)量大的特點(diǎn)，往往需要多人同時(shí)進(jìn)行，要求對原始檔案的拆封和復(fù)原嚴(yán)格登記造冊，做好記錄，交接過程也要認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)，并出具相關(guān)手續(xù)。上述案例中，作為數(shù)字化工作負(fù)責(zé)人的高某，未制定和實(shí)施嚴(yán)密的數(shù)字化工作安全制度，原始檔案的出庫入庫也未進(jìn)行仔細(xì)檢查，直至涉案文件被上傳至微信群才恍然大悟。
存儲環(huán)節(jié)：存儲載體丟失
案例3：2015年12月，某市檔案局工作人員在工作中發(fā)現(xiàn)，在對相關(guān)檔案資料進(jìn)行現(xiàn)場數(shù)字化工作結(jié)束后，存儲檔案數(shù)據(jù)的1個(gè)移動硬盤下落不明，隨即向上級檔案局和該市國家保密局報(bào)告。經(jīng)該省國家保密局對硬盤內(nèi)的備份數(shù)據(jù)進(jìn)行密級鑒定，硬盤存儲的檔案資料中包括1份機(jī)密級、1份秘密級國家秘密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門對該檔案局?jǐn)?shù)字化加工場所現(xiàn)場負(fù)責(zé)人胡某、李某作出辭退處理，并在單位內(nèi)部開展保密整改。
評析：上述案例暴露出有關(guān)檔案部門保密工作缺乏全程性、跟蹤性的問題，胡某和李某作為數(shù)字化加工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人，一方面未能妥善保管涉密移動硬盤，另一方面未對檔案數(shù)字化工作場所的保密管理采取相應(yīng)措施，導(dǎo)致存儲硬盤丟失后無跡可尋。提前安裝監(jiān)控錄像設(shè)施、加強(qiáng)對進(jìn)出檔案數(shù)字化場所人員的檢查，能夠最大限度地避免此類案件的發(fā)生。
利用環(huán)節(jié)：違規(guī)復(fù)制擴(kuò)散
案例4：2002年12月，有關(guān)部門監(jiān)控發(fā)現(xiàn)，兩份秘密級檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵件被傳遞。經(jīng)查，發(fā)件人系某州檔案局職工李某，其好友印某和刀某以要寫論文為由，向李某索要有關(guān)方面的檔案資料。李某利用職務(wù)之便，在檔案局系統(tǒng)中找到7份相關(guān)檔案資料（其中包括2份秘密級國家秘密），并擅自導(dǎo)出至非涉密電腦，通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱傳遞給印某，隨后印某轉(zhuǎn)發(fā)給刀某，造成泄密。案件發(fā)生后，有關(guān)部門給予李某留黨察看一年、行政記大過處分。
評析：上述案例一方面暴露出有的檔案部門工作人員保密意識薄弱、責(zé)任心不強(qiáng)等問題，另一方面也能看出數(shù)字化檔案資料易于復(fù)制和傳播、且不容易被監(jiān)控的缺陷。與傳統(tǒng)紙質(zhì)等其他介質(zhì)的檔案資料一樣，涉密的數(shù)字化檔案資料同樣應(yīng)該被嚴(yán)格控制知悉范圍，很多別有用心的人正是利用其形式虛擬化的特點(diǎn)，非但不盡職盡責(zé)對數(shù)字化檔案資料進(jìn)行妥善保管，反而“監(jiān)守自盜”，以為沒有實(shí)體檔案的流轉(zhuǎn)，就不會留下“罪證”。同時(shí)也提醒檔案部門要建立后臺管理機(jī)制，數(shù)字化檔案資料的使用要“有跡可循”，并嚴(yán)格控制工作
檔案數(shù)字化泄密案件反映出的問題
工作人員缺乏“兩識”。
一是檔案數(shù)字化工作人員缺乏基本的保密意識和常識，檔案管理部門認(rèn)為外包公司具備保密資質(zhì)且只是暫時(shí)參與相關(guān)工作，僅對原始檔案資料進(jìn)行掃描歸檔不會出保密問題，未按要求對相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和提醒；外包公司人員則管理松懈，以追求利益最大化為目標(biāo)。甲乙雙方思想上的麻痹大意，直接為最終的泄密埋下隱患。二是認(rèn)知偏差，數(shù)字化檔案資料是以二進(jìn)制代碼的形式存儲在信息載體的，具有形式虛擬的特點(diǎn)，同時(shí)，復(fù)制和傳播數(shù)字化檔案資料簡單便捷，而且進(jìn)程容易在計(jì)算機(jī)技術(shù)的“掩護(hù)”下清除痕跡，有的檔案部門工作人員錯(cuò)誤地以為電子版的檔案資料可以隨便復(fù)制、共享使用，便“監(jiān)守自盜”，造成國家秘密知悉范圍擴(kuò)大，最終導(dǎo)致泄密。
外包監(jiān)管嚴(yán)重缺位。
檔案數(shù)字化工作一般外包給專業(yè)公司進(jìn)行，有的檔案管理部門沒有對有關(guān)公司資質(zhì)、人員等信息進(jìn)行審查，當(dāng)起了“甩手掌柜”，既不規(guī)定數(shù)字化工作的場所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術(shù)手段對數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)管，甚至對相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備也不進(jìn)行安全檢查，使國家秘密處于危險(xiǎn)境地，隨時(shí)可能失控，自認(rèn)為“高枕無憂”，實(shí)則“危機(jī)四伏”。
成果流轉(zhuǎn)“予取予求”。
一是檔案數(shù)字化過程中對于原始檔案的管理，出庫和入庫、拆封和復(fù)原等環(huán)節(jié)沒有交接手續(xù)，也不逐卷核對是否一一對應(yīng)，不僅會給“有心之人”提供可乘之機(jī)，也不利于數(shù)字化效率的提升。二是完成數(shù)字化的檔案資料在使用過程中，有的人隨意復(fù)制和打印，缺乏完善的后臺管理機(jī)制，沒有建立相關(guān)臺賬，出事后做不到對數(shù)字化檔案的操作“有跡可循”，為違規(guī)和泄密行為留下實(shí)施空間。
對加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理
開展檔案數(shù)字化專項(xiàng)保密教育。
檔案數(shù)字化工作中暴露出來的保密問題本質(zhì)上是人的問題，只有使有關(guān)人員主觀上認(rèn)識到檔案數(shù)字化涉及保密工作的重要性、掌握并踐行保密工作的知識和技能，才能為檔案數(shù)字化工作中扎緊保密的籠子、確保國家秘密安全奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和技能培訓(xùn)，重點(diǎn)從檔案數(shù)字化的重要性、常見的
強(qiáng)化檔案數(shù)字化全過程保密監(jiān)管。
一是要按照國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門場所進(jìn)行，加工場所要安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管。對于掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備也要做好技術(shù)防范工作。二是對存儲涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離措施，并嚴(yán)格看管，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。三是對參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，參與涉密檔案數(shù)字化工作的人員還須具備涉密背景。對相關(guān)人員承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的具體安排要嚴(yán)格記錄在案，確保監(jiān)管的可追蹤性。
規(guī)范檔案數(shù)字化成果管理。
一是檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料，確保不丟件、不錯(cuò)件。加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理、登記后及時(shí)存入專用存儲設(shè)備中。二是存儲數(shù)字化檔案的信息存儲設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺管理機(jī)制，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”。尤其是對于存儲涉密數(shù)字化檔案資料的存儲設(shè)備要專機(jī)專用，禁止移動存儲介質(zhì)隨意插入，定期檢查，數(shù)據(jù)的調(diào)取使用要嚴(yán)格履行審批流程，確保數(shù)據(jù)安全。三是要加強(qiáng)對數(shù)字檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密，并定期進(jìn)行檢查。同時(shí)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)制度，做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。
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