有關(guān)涉密文件的處理

涉密文件是指記載涉及軍事秘密事項(xiàng)與信息的文件。 涉密文件包括機(jī)關(guān)之間相互往來具有規(guī)范格式的公文、機(jī)關(guān)內(nèi)處理事務(wù)的內(nèi)部文件和各種信息記錄。按記錄信息的載體，可分為紙質(zhì)文件和其他載體文件，如感光膠片文件、磁介質(zhì)文件、半導(dǎo)體介質(zhì)文件和光盤文件等。

01

涉密文件管理制度

一、收文制度

　　接收國家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當(dāng)由辦公室保密人員拆封。同時(shí)應(yīng)單獨(dú)設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時(shí)履行清點(diǎn)、登記、編號(hào)、簽收等手續(xù)。

　　二、發(fā)文制度

　　分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴(kuò)大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號(hào)、簽收手續(xù)，并嚴(yán)格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定;簽收時(shí)必須逐件清點(diǎn)、核對(duì)。

　　傳遞涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)通過保密員進(jìn)行，文件應(yīng)包裝密封，嚴(yán)格按規(guī)定登記簽收。

　　三、閱讀(傳閱)制度

　　涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達(dá)、閱讀，不得擅自擴(kuò)大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負(fù)責(zé)專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號(hào)和閱讀時(shí)間等，閱后簽字并主動(dòng)退回，不得橫傳，對(duì)急辦的文件，保密員要及時(shí)催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機(jī)要室閱讀，絕密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)即閱即批即退，并有保密員在場。

　　四、借閱制度

　　閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的辦公場所進(jìn)行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴(yán)格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對(duì)文件負(fù)有安全和保密的責(zé)任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴(yán)禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對(duì)借出的文件應(yīng)按時(shí)限要求及時(shí)追回。

02

發(fā)文環(huán)節(jié)的管理

發(fā)文環(huán)節(jié)包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。草擬文件時(shí)，有保密事項(xiàng)后應(yīng)當(dāng)馬上做標(biāo)記，并劃定密級(jí)，限制秘密文件的范圍。審核、簽發(fā)與復(fù)核，是對(duì)文件內(nèi)容的把關(guān)，層層監(jiān)控為的是使企業(yè)的商業(yè)秘密在產(chǎn)生階段就得到很好的保護(hù)，以減少后患。密件繕印要在專門的機(jī)要文件繕印部門進(jìn)行，商業(yè)秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時(shí)還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機(jī)處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。需要用印的文件要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的印章，一般應(yīng)由負(fù)責(zé)人親自加蓋，企業(yè)有特殊規(guī)定的除外。要限制文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，待發(fā)的公文要進(jìn)行封裝，負(fù)責(zé)密件工作的文書人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真清點(diǎn)密件的印數(shù)，核對(duì)要發(fā)往的機(jī)關(guān)部門，裝封后加蓋密級(jí)章，貼上密封條加蓋密封章，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ税l(fā)送。

03

收文環(huán)節(jié)的管理

收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件后，首先要檢查來文封皮的狀態(tài)，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執(zhí)單或送文簿上簽署姓名、時(shí)間。其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規(guī)的登記項(xiàng)目外，還應(yīng)注明密級(jí)、編號(hào)、份數(shù)、制作日期。第三，將密件交由辦公室主任處理。與本企業(yè)有關(guān)的商業(yè)秘密文件，辦公室主任應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行擬辦，提出合理的利于保密的意見，再由分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見對(duì)密件處理作出決定。由于擬辦意見關(guān)系到商業(yè)秘密的生死存亡，應(yīng)當(dāng)極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認(rèn)定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。辦理中由于需要其他部門及人員的協(xié)助而必須提供信息時(shí)，要先向他們聲明保密原則，并盡可能地以最小的商業(yè)秘密信息量得到他們最大的協(xié)助。第四，密件必須由專人傳遞并負(fù)責(zé)跟蹤密件的整個(gè)辦理過程，密件在同一個(gè)人手中停留的時(shí)間不能太長，傳遞文件的文書人員應(yīng)該做到及時(shí)送達(dá)，及時(shí)傳閱，并監(jiān)督辦理過程。

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