隨著社會的進(jìn)步，現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理工作也邁進(jìn)了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的新時代。近年來，檔案數(shù)字化工作在黨政機(jī)關(guān)推進(jìn)較快，在發(fā)揮積極作用的同時，也暴露出管理上的安全風(fēng)險隱患。保密行政管理部門在案件查處工作中發(fā)現(xiàn)，部分機(jī)關(guān)單位在檔案數(shù)字化工作中違反保密法律法規(guī)規(guī)定操作，導(dǎo)致失泄密案件時有發(fā)生。

違規(guī)外包掃描

2013年7月，某檔案服務(wù)公司承擔(dān)了某地方檔案數(shù)字化工作。該公司數(shù)字化加工項目辦經(jīng)理宋某，為防止制作完成的數(shù)字化檔案在處理中丟失，違規(guī)將5年多的包括涉密檔案在內(nèi)的所有電子檔案信息帶出委托單位，擅自違規(guī)存儲在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)中。

經(jīng)鑒定，其中涉及數(shù)百份國家秘密。事件發(fā)生后，該公司給予直接責(zé)任人宋某開除處理，該地檔案部門對本部門責(zé)任人員也給予了相應(yīng)的處理。

資料流轉(zhuǎn)不登記

2016年8月，有關(guān)部門在工作中發(fā)現(xiàn)，1份標(biāo)注“機(jī)密”的文件資料在某微信群中傳播。

經(jīng)查，發(fā)布者系某省檔案局服務(wù)人員孫某，該局在當(dāng)年的檔案數(shù)字化工作中，因現(xiàn)場工作人員疏忽，對原始紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行拆封掃描后未加以檢查，導(dǎo)致涉案文件落在數(shù)字化現(xiàn)場。孫某清理衛(wèi)生時發(fā)現(xiàn)涉案文件內(nèi)容與其兒子工作有關(guān)，遂將其拍下發(fā)在家庭微信群中，造成泄密。

存儲載體丟失

2015年12月，某市檔案局工作人員發(fā)現(xiàn)，在某項檔案數(shù)字化工作結(jié)束后，存儲檔案數(shù)據(jù)的1個移動硬盤下落不明，隨即向有關(guān)部門報告。

隨后，該省保密局對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行密級鑒定，移動硬盤中的檔案資料中包括1份機(jī)密級、1份秘密級國家秘密。

違規(guī)復(fù)制擴(kuò)散

2014年6月，有關(guān)部門在工作中發(fā)現(xiàn)，某公司連接互聯(lián)網(wǎng)的OA系統(tǒng)服務(wù)器中存有大量涉密文件掃描件。經(jīng)查，2009年11月，該公司決定將上級機(jī)關(guān)和外單位來文掃描為電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

該公司辦公室未區(qū)分文件涉密情況，統(tǒng)一掃描后通過互聯(lián)網(wǎng)OA系統(tǒng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。由于涉密文件可以下載閱讀，導(dǎo)致公司OA系統(tǒng)服務(wù)器、郵件服務(wù)器和大量計算機(jī)終端中均存儲有涉密文件。檢查中還發(fā)現(xiàn)，該互聯(lián)網(wǎng)OA系統(tǒng)有境外合法用戶登錄的記錄，個別還下載了涉密文件。事件發(fā)生后，有關(guān)責(zé)任人員被嚴(yán)肅處理。

小密分析

以上案例的發(fā)生，最主要的原因在于工作人員嚴(yán)重缺乏保密意識，認(rèn)為檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案掃描上傳，對第三方不加審核，對檔案數(shù)字化工作不做監(jiān)管，對原始檔案的出庫、入庫、拆封和復(fù)原等環(huán)節(jié)沒有核查，最終導(dǎo)致大量泄密行為的出現(xiàn)，給“有心之人”提供了可乘之機(jī)。

如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理？

一、增強(qiáng)保密防范意識

01

建立完善的電子信息檔案保密制度。建立完善的電子信息檔案保密制度有利于確保保密工作的有序進(jìn)行，做好電子檔案信息的登記、查詢、復(fù)制、保存、銷毀和定期檢查等工作內(nèi)容，明確保密信息管理人員的基本工作要求及工作規(guī)范。

02

加強(qiáng)檔案管理者的保密意識。管理人員在檔案保密工作中扮演著不可忽視的角色，直接影響檔案安全。要采取有效措施，不斷提高檔案管理人員的保密防范意識，加強(qiáng)檔案管理者的保密培訓(xùn)工作。

03

加強(qiáng)檔案使用者的保密意識。日常工作中應(yīng)采取多種措施，不斷提高檔案使用者的保密工作意識和理念，使其在檔案使用過程中嚴(yán)格遵守既定的規(guī)范和制度，準(zhǔn)確把握自身需要承擔(dān)的法律責(zé)任。

二、重視電子檔案管理軟硬件建設(shè)

電子檔案需借助計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等軟硬件實現(xiàn)存儲、查詢和共享等功能，因此，加強(qiáng)電子檔案軟硬件建設(shè)也應(yīng)成為電子檔案保密管理的重要內(nèi)容，將電子檔案系統(tǒng)運行環(huán)境升級建設(shè)納入日常性工作，才能切實提升信息數(shù)據(jù)的完整性及準(zhǔn)確性，加強(qiáng)系統(tǒng)的整體管理效果，從而有效地避免信息風(fēng)險。

三、保密工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)

03

防火墻技術(shù)。科學(xué)及合理的防火墻可以最大限度抵御網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的負(fù)面影響，有效控制非授權(quán)的外部訪問。同時，防火墻技術(shù)也可起到預(yù)防病毒的作用，避免病毒直接入侵計算機(jī)系統(tǒng)，保證電子信息檔案管理的安全性。

04

加密技術(shù)。合理利用加密技術(shù)可以有效避免電子信息技術(shù)傳輸中所產(chǎn)生的被竊取風(fēng)險，同時，充分利用加密技術(shù)也可以確保信息使用及管理的安全，防止發(fā)生信息泄露問題。

04

設(shè)置訪問權(quán)限。設(shè)置訪問權(quán)限的主要目的是防止非管理人員調(diào)取并篡改電子信息檔案。

04

備份技術(shù)。電子檔案存儲中應(yīng)高度重視存儲的多元化特征，采取多層備份措施來有效減輕由于檔案丟失所產(chǎn)生的負(fù)面影響，同時也應(yīng)對備份載體做好有效管理。

現(xiàn)階段，我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性明顯加強(qiáng)，隨之而來的是前所未見的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。因此，電子信息檔案管理工作也需要應(yīng)對諸多的信息安全問題。為有效保障電子檔案信息安全，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前實際，采取科學(xué)有效的應(yīng)對措施，不斷提高電子信息檔案管理保密工作的水平。

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